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Opérations administratives

Avril vous propose 7 diplômes pour les métiers Opérations administratives :

Diplôme Assistant de direction(s)

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

L’exercice du métier d’assistant(e) de direction(s) se caractérise par une ouverture très large à tout type d’environnement professionnel. Ainsi, il contribue directement  à l’organisation des activités de la structure quels que soient sa taille et son secteur d’activité. La structure peut être une  TPE, PME, PMI, un groupe, une association, un établissement public.Il exerce sa fonction sous la responsabilité  d’un dirigeant  ou d’un manager direct et peut assurer l’interface avec l’ensemble des services mais également avec des interlocuteurs extérieurs à la structure. Selon la taille de celle-ci, il peut lui être demandé un niveau d’autonomie conséquent, avec une prise d’initiative en corrélation avec ses missions, voire à coordonner l’activité d’une équipe.
Le métier se caractérise par une très grande polyvalence des activités susceptibles de lui être confiées. Son périmètre se définit à partir d’un socle d’activités commun à l’ensemble des fonctions exercées : l’organisation administrative et la gestion des flux d’information, auxquelles viennent s’ajouter, selon les besoins de la structure, des activités spécifiques.  Celles-ci peuvent être commerciales et/ou comptables, à ces activités peuvent s’ajouter à la marge la gestion administrative du personnel.
L’assistant(e) de direction(s)exerce les domaines d’activités suivants :
     1-Organisation de l’activité administrative du service
La gestion documentaire, la transmission des informations relative aux activités de l’entreprise, ’organisation des réunions, l’organisation des déplacements
     2-Production des documents professionnels
L’utilisation des principaux logiciels de bureautique, l’application des règles d’usage de présentation, la rédaction de documents
     3- Participation au développement commercial
L’accueil physique ou téléphonique en français et/ou en langue étrangère, la prospection téléphonique, l’interface avec l’équipe commerciale, l’élaboration des devis, le suivi des statistiques commerciales
     4-Participation au suivi administratif du personnel
L’élaboration des documents administratifs d’embauche et de départ, la collecte et mise à jour des données administratives du personnel, la réalisation et suivi de tableaux des temps de présence, l’organisation administrative et suivi logistique des instances représentatives du personnel
     5-Participation au suivi administratif de la gestion de l’entité
L’émission et enregistrement des factures clients, la réception, contrôle et enregistrement des factures fournisseurs, la relance des impayés, le suivi de la trésorerie de la structure, l’établissement de la déclaration de TVA.

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L’employé(e) administratif (ve) et d’accueil assure un ensemble de tâches administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant de tout type d’organisation.

Dans le respect des consignes et en prenant en compte le contexte d’exercice de l’emploi, il (elle) retranscrit, complète, met en forme des écrits professionnels courants ; il (elle) saisit, contrôle et actualise tout type de données, chiffrées ou non.

Il (elle) participe au suivi des ressources matérielles selon l’organisation de la structure. Il (elle) assure des travaux de reprographie et de numérisation de documents, participe au classement et à l’archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations en respectant les procédures en vigueur.

En conciliant le respect des valeurs de la structure et la satisfaction de l’interlocuteur, l’employé(e) accueille les visiteurs, les oriente de manière adéquate, les renseigne ou prend les messages et effectue des recherches d’information et des réservations en fonction des demandes.

L’employé(e) administratif (ve)  et d’accueil traite les appels téléphoniques entrants, transmet les messages aux interlocuteurs concernés, et effectue des appels sortants sur demande. Il (elle) assure la réception, la diffusion et l’expédition du courrier de la structure.

L’employé(e) administratif (ve)  et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité directe d’un hiérarchique et en relation avec les différents services internes et les partenaires externes. Il (elle) organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données et avec réactivité. Il (elle) veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de l’entreprise.

L’emploi s’exerce de manière sédentaire, au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite une utilisation fréquente des outils bureautiques et de communication, ainsi que de progiciels professionnels qui évoluent régulièrement. Cela implique de la part de l’agent une capacité à s’adapter à ces évolutions.

Les conditions d’exercice varient fortement selon la structure, dans laquelle il (elle) peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités de l’employé(e) administratif (ve)  et d’accueil sont déterminées par les spécificités du service dans lequel elles sont exercées et nécessitent un autocontrôle rigoureux dans le respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est requise ainsi qu’une bonne capacité d’adaptation à un environnement de travail et à des interlocuteurs variés.

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Au sein du ministère des armées, l’agent de secrétariat assure des fonctions d’accueil, de secrétariat et d’information du personnel sur les questions administratives, notamment dans le domaine des ressources humaines.
L’agent de secrétariat réalise le traitement administratif des dossiers et transmet les informations. Il accueille, renseigne et oriente les personnes à l’espace de réception et au standard. Il participe à la gestion de la documentation.
L’activité peut s’exercer les week-ends, les jours fériés et être soumise à des astreintes. L’agent de secrétariat travaille en métropole, en outre-mer ou à l’étranger, en milieu parfois hostile.

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Comment bien choisir son diplôme

Bien choisir un diplôme VAE

Choisir le diplôme qui correspond le mieux à votre expérience peut-être compliqué. N'hésitez pas à consulter notre rubrique de conseils sur le sujet ! Vous y apprendrez par exemple que même si vous n'avez aucun diplôme vous pouvez obtenir directement une licence par la VAE, si votre expérience le justifie !

Le titulaire du BP Administration des fonctions publiques exerce des tâches relevant des techniques administratives de base, incluant: -d'une part le secrétariat et l'accueil du public
-et d'autre partdes activités de gestion administrative et de communication, ou de gestion financière et comptable, l'assistance télématique, informatique et bureautique.

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TP Agent administratif

Niveau CAP / BEP

L'agent administratif, sous le contrôle d'un supérieur hiérarchique, exerce diverses fonctions dans des structures et organisations de différentes natures. En respectant les consignes et les procédures :
- il (elle) réalise les travaux administratifs et commerciaux courants à l'aide des outils bureautiques et de communication mis à sa disposition ;
- il (elle) assure l'accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier.
Les conditions d'exercice de l'emploi varient selon la nature de l'entreprise (publique ou privée), le secteur d'activité ou la taille, mais la constante est l'utilisation des outils d'information et de communication.
Il (elle) est responsable de la réalisation fiable de son travail. Il contribue à l'image de marque de l'entreprise, en interne et à l'externe.
Dans l'exercice de son emploi, l'agent administratif est appelé à faire face à des changements fréquents d'activité. L'emploi requiert une bonne capacité d'adaptation à des environnements de travail différents et un autocontrôle rigoureux dans le respect des procédures.

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L'employé administratif et d'accueil (EAA) exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d'un service ou d'une structure. Par sa position physique au sein de l'entreprise, il véhicule l'image de la structure et facilite son fonctionnement. Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Dans le respect des consignes et en prenant en compte l'environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l'aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, il assure l'accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d'informations tant à l'interne qu'à l'externe.
Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d'assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.
L'employé administratif et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.
L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quotidienne d'outils collaboratifs, d'une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.
Les conditions d'exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation aux différents contextes de travail.
L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels téléphoniques nécessitent une capacité d'organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.

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- Conception, élaboration et mise en œuvre des politiques décidées dans les domaines administratifs, financiers, économiques, sanitaires, sociaux et culturels, etc. 

- Pilotage de missions, d’études ou de fonctions comportant des responsabilités particulières, notamment en matière de gestion des ressources humaines, de gestion des achats et des marchés publics, de gestion financière et de contrôle de gestion, de gestion immobilière et foncière et de conseil juridique 

- Mise en œuvre de l’action des pouvoirs publics en gestion de projet et participation à la conception et à l’évaluation de politiques publiques, au niveau du territoire 

- Supervision, organisation, coordination de l’activité d’un ou de plusieurs services d’une organisation publique 

- Gestion des ressources humaines et management d’équipe dans les organisations publiques, direction de service ou de bureau 

- Management des achats publics, comptabilité publique et contrôle de gestion 

- Pilotage d’actions de communication interne et externe et de celles liées au développement, à l'aménagement et à l'animation économique, sociale et culturelle de la collectivité  

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