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Assistanat de direction

Avril vous propose 13 diplômes pour les métiers Assistanat de direction :

Diplôme Assistant de direction(s)

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

L’exercice du métier d’assistant(e) de direction(s) se caractérise par une ouverture très large à tout type d’environnement professionnel. Ainsi, il contribue directement  à l’organisation des activités de la structure quels que soient sa taille et son secteur d’activité. La structure peut être une  TPE, PME, PMI, un groupe, une association, un établissement public.Il exerce sa fonction sous la responsabilité  d’un dirigeant  ou d’un manager direct et peut assurer l’interface avec l’ensemble des services mais également avec des interlocuteurs extérieurs à la structure. Selon la taille de celle-ci, il peut lui être demandé un niveau d’autonomie conséquent, avec une prise d’initiative en corrélation avec ses missions, voire à coordonner l’activité d’une équipe.
Le métier se caractérise par une très grande polyvalence des activités susceptibles de lui être confiées. Son périmètre se définit à partir d’un socle d’activités commun à l’ensemble des fonctions exercées : l’organisation administrative et la gestion des flux d’information, auxquelles viennent s’ajouter, selon les besoins de la structure, des activités spécifiques.  Celles-ci peuvent être commerciales et/ou comptables, à ces activités peuvent s’ajouter à la marge la gestion administrative du personnel.
L’assistant(e) de direction(s)exerce les domaines d’activités suivants :
     1-Organisation de l’activité administrative du service
La gestion documentaire, la transmission des informations relative aux activités de l’entreprise, ’organisation des réunions, l’organisation des déplacements
     2-Production des documents professionnels
L’utilisation des principaux logiciels de bureautique, l’application des règles d’usage de présentation, la rédaction de documents
     3- Participation au développement commercial
L’accueil physique ou téléphonique en français et/ou en langue étrangère, la prospection téléphonique, l’interface avec l’équipe commerciale, l’élaboration des devis, le suivi des statistiques commerciales
     4-Participation au suivi administratif du personnel
L’élaboration des documents administratifs d’embauche et de départ, la collecte et mise à jour des données administratives du personnel, la réalisation et suivi de tableaux des temps de présence, l’organisation administrative et suivi logistique des instances représentatives du personnel
     5-Participation au suivi administratif de la gestion de l’entité
L’émission et enregistrement des factures clients, la réception, contrôle et enregistrement des factures fournisseurs, la relance des impayés, le suivi de la trésorerie de la structure, l’établissement de la déclaration de TVA.

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TP Assistant de direction

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

Par ses qualités organisationnelles et sa rigueur, il organise et coordonne les journées des dirigeants. Il optimise les procédures d'organisation et facilite les prises de décisions en construisant, dans les délais, des outils de pilotage efficaces. Il compile et consolide des données sous forme de reporting des activités ou des résultats.

Vecteur de l'image de l'entreprise ou de la structure, il gère le traitement de la communication écrite et orale : il assure l'interface avec les interlocuteurs et collecte, analyse et diffuse l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.

L'assistant de direction participe également à différentes fonctions assurées par les dirigeants : il assiste le chef de projet dans la coordination et le suivi d'un projet, prend en charge l'organisation complète d'un événement et met en œuvre les opérations de communication liées à ces projets. Il assure un rôle de relais de la direction des ressources humaines (RH) en contribuant à la gestion du personnel.

L'assistant de direction, sous la responsabilité de sa hiérarchie, exerce son métier en toute autonomie, dans le respect de la confidentialité, en appréciant les urgences et les priorités. Selon le domaine de la structure, il prend en compte les différences culturelles et professionnelles dans ses activités.

Dans un contexte de plus en plus cosmopolite, la fonction d'assistant de direction requiert un niveau d'anglais permettant de communiquer avec spontanéité et aisance aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

Le travail en réseau et les évolutions technologiques des outils de communication exigent une maîtrise des outils et applications numériques et une utilisation omnicanale des médias sociaux. L'assistant doit assurer de façon permanente une veille technologique et informationnelle pour rester opérationnel.

Point d'ancrage de dirigeants de plus en plus nomades, l'assistant de direction est au centre de relations souvent complexes, à l'interne et à l'externe. Il représente la direction et veille au maintien de l'image de la structure, ce qui exige de fortes compétences relationnelles et un renforcement de son implication, avec un engagement dans une démarche proactive.

Il exerce généralement ses activités de façon sédentaire, mais peut être amené à assister sa hiérarchie lors de ses déplacements.

L'emploi s'inscrit dans un environnement de plus en plus numérique, où le temps et l'espace sont complètement modifiés et n'ont plus de frontières. Il demande à l'assistant, outre les compétences professionnelles techniques classiques, une conscience des enjeux en matière d'hygiène informatique et une intelligence des situations. Cette transformation numérique impacte bien sûr son travail au quotidien, mais surtout sa posture et son savoir-être. L'assistant de direction est obligé de monter en compétence, de se former en permanence pour intégrer les nouvelles technologies que l'intelligence artificielle crée, et d'accepter de travailler en mode agile : accepter la culture du changement de priorités en permanence, repositionner son degré de perfectionnisme tout en gardant la maîtrise de soi.

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BTS Gestion de la PME

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

- Recherche de clientèle et contact
- Administration des ventes de la PME
- Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME
- Recherche et choix des fournisseurs de la PME
- Suivi des opérations d’achats et d'investissement de la PME
- Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME
- Conduite d’une veille
- Participation à la mise en place d’un travail en mode projet au sein de la PME
- Mise en œuvre d'une démarche de gestion des risques de la PME
- Participation à la gestion des risques financiers de la PME
- Participation à la gestion des risques non financiers de la PME
- Mise en place d’une démarche qualité au sein de la PME
- Gestion administrative du personnel de la PMEContribution à la qualité du système d’information de la PME
- Organisation des activités de la PME
- Participation au développement commercial national ou international de la PME
- Contribution à la mise en œuvre de la communication de la PME
- Participation à l’analyse de l’activité de la PME
- Participation au diagnostic financier de la PME
- Participation à l’élaboration de tableaux de bord de la PME

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Comment bien choisir son diplôme

Bien choisir un diplôme VAE

Choisir le diplôme qui correspond le mieux à votre expérience peut-être compliqué. N'hésitez pas à consulter notre rubrique de conseils sur le sujet ! Vous y apprendrez par exemple que même si vous n'avez aucun diplôme vous pouvez obtenir directement une licence par la VAE, si votre expérience le justifie !

Diplôme Assistant de gestion

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

L’assistant de gestion est un professionnel polyvalent qui prend en charge, sous la responsabilité de cadres d’entreprise, l’élaboration de dossiers et en assure le suivi.
Dans ce cadre, ce professionnel est en charge des activités suivantes au sein de l’entreprise ou d’une entité :
1. Gestion administrative (préparation de documents administratifs et juridiques en veillant à suivre la règlementation en cours) ;
2.  Gestion comptable courante (élaboration et suivi des documents comptables et fiscaux en vue du bilan comptable ou fiscal) ; utilisation de logiciels de comptabilité ;
3. Gestion commerciale et gestion de la relation client (accueil et conseil à la clientèle, suivi de la commercialisation d’un produit, gestion de stocks, suivi des expéditions de marchandises et contrôles à la réception) ; utilisation d’outils numériques de gestion ;
4. Gestion du personnel

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BTS Support à l'action managériale

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

- Support opérationnel aux membres de l’entité
- Gestion des dossiers en responsabilité
- Amélioration continue des processus
- Gestion des ressources de l’entité
- Préparation de projet
- Mise en œuvre d’une veille informationnelle liée au projet
- Conduite de projet
- Clôture du projet   
- Accompagnement du parcours professionnel
- Contribution à l’amélioration de la vie au travail
- Collaboration aux relations sociales
- Participation à la performance sociale  

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L’Assistant en ressources humaines  intervient dans un ou plusieurs domaines des ressources humaines.
Il a en charge :
- La gestion administrative : établissement et gestion de la paie, gestion des entrées et sorties,  relations sociales…
- La gestion opérationnelle du personnel : recrutements, gestion des compétences, plans de formation…
- La communication interne  (si cela relève de la fonction  Ressources humaines dans l’entreprise).
Bloc 1 – Contribuer au recrutement et à l’intégration des collaborateurs
Principales activités :
Alimentation du vivier de candidatures et gestion des différents sourcings au travers d’un réseau
Préparation du recrutement en rédigeant le profil de poste à pourvoir
La rédaction et la diffusion des annonces à l’interne et à l’externe
La réception, le tri des candidatures pour une première sélection
L’organisation et la passation des tests et entretiens de premier niveau
La communication à sa hiérarchie des résultats issus des présélections
Le traitement administratif des candidatures
La rédaction et la diffusion d’outils d’intégration
Bloc 2 – Assurer la gestion de l’administration du personnel
Principales activités :
La réalisation d’une veille règlementaire régulière
La rédaction des contrats de travail, de leurs avenants et des documents liés à la fin de contrat
La mise à jour des dossiers du personnel
La gestion et le contrôle des temps de travail
La rédaction des attestations et des déclarations obligatoires
Le renseignement des tableaux de bord RH
Le suivi administratif et logistique de la relation avec les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux
Bloc 3 – Elaborer la paie et gérer les déclarations sociales associées
Principales activités :
La mise à jour du paramétrage du logiciel spécifique
L’établissement, l’édition, le contrôle et la diffusion des bulletins de paie
Le renseignement des tableaux de bord de la masse salariale
L’établissement du bilan social
Bloc 4 – Participer au développement des compétences des collaborateurs
Principales activités :
La définition d’une cartographie des métiers et sa mise à jour
L’organisation des entretiens professionnels
La collecte des besoins et des demandes de formation
Le déploiement du plan de formation
L’évaluation des actions de formation
La diffusion de l'information sociale

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Activités juridiques

- Conseil dans le domaine juridique et celui des procédures juridictionnelles ou administratives 

- Prévention et résolution des litiges en appliquant le droit

- Préparation et classement les dossiers d’affaires juridiques 

- Gestion d’une documentation juridique et conduite d’une recherche documentaire au regard d’un dossier juridique 

- Préparation et rédaction des documents administratifs, juridiques et techniques

Gestion/Finance

- Réalisation des opérations de gestion administrative et comptable (enregistrement d'écritures, suivi de trésorerie, facturation, gestion administrative du personnel, frappe de devis) d'une structure selon les règles de comptabilité générale 

 Réalisation des documents de synthèse comptable

- Conception des outils de suivi de l'activité de la structure 

- Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables 

 Assistance de la direction, des élus ou usagers et conseil dans le domaine d’intervention considéré -administratif, juridique, financier…)

Fonctions transversales

- Exercice de fonctions administratives (gestion du personnel, organisation du travail), comptables et commerciales (suivi des relations avec les fournisseurs, gestion des approvisionnements…)

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- Assistance à la rédaction d'actes courants dans le domaine juridique : mises en demeures, contrats simples, contrats, procès-verbaux, recouvrements, baux…

- Préparation des pièces de dossier à transmettre aux professionnels du droit et responsables de PME

- Participation à la veille règlementaire et législative

- Recherche et collecte des informations spécialisées à partir de bases de données juridiques

- Classement des informations en dossiers

- Assistance sur les problèmes juridiques simples se posant à l'entreprise, ou service

-          - Evaluation de la nature et du degré de difficulté d’une question juridique et ventilation  dans les services appropriés de la structure

-          - Assistance administrative : prise de rendez-vous, filtrage téléphonique, réception de la clientèle, gestion des agendas…

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Le gestionnaire des ressources humaines intervient sur l’ensemble des activités liées à la gestion des ressources humaines. Il assure au sein d’un bureau de ressources humaines, la gestion administrative, juridique et financière des personnels de l’institution dans le respect de la réglementation en vigueur : administration du personnel, suivi des effectifs, référentiels en organisation des personnels, rémunération, chancellerie (notation, avancement, décorations, actions disciplinaires, absences irrégulières) et suivi de carrière.

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