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L’employé(e) administratif (ve) et d’accueil assure un ensemble de tâches administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant de tout type d’organisation.

 

Dans le respect des consignes et en prenant en compte le contexte d’exercice de l’emploi, il (elle) retranscrit, complète, met en forme des écrits professionnels courants ; il (elle) saisit, contrôle et actualise tout type de données, chiffrées ou non.

 

Il (elle) participe au suivi des ressources matérielles selon l’organisation de la structure. Il (elle) assure des travaux de reprographie et de numérisation de documents, participe au classement et à l’archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations en respectant les procédures en vigueur.

 

En conciliant le respect des valeurs de la structure et la satisfaction de l’interlocuteur, l’employé(e) accueille les visiteurs, les oriente de manière adéquate, les renseigne ou prend les messages et effectue des recherches d’information et des réservations en fonction des demandes.

 

L’employé(e) administratif (ve)  et d’accueil traite les appels téléphoniques entrants, transmet les messages aux interlocuteurs concernés, et effectue des appels sortants sur demande. Il (elle) assure la réception, la diffusion et l’expédition du courrier de la structure.

 

L’employé(e) administratif (ve)  et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité directe d’un hiérarchique et en relation avec les différents services internes et les partenaires externes. Il (elle) organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données et avec réactivité. Il (elle) veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de l’entreprise.

 

L’emploi s’exerce de manière sédentaire, au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite une utilisation fréquente des outils bureautiques et de communication, ainsi que de progiciels professionnels qui évoluent régulièrement. Cela implique de la part de l’agent une capacité à s’adapter à ces évolutions.

 

Les conditions d’exercice varient fortement selon la structure, dans laquelle il (elle) peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités de l’employé(e) administratif (ve)  et d’accueil sont déterminées par les spécificités du service dans lequel elles sont exercées et nécessitent un autocontrôle rigoureux dans le respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est requise ainsi qu’une bonne capacité d’adaptation à un environnement de travail et à des interlocuteurs variés.

 

1.    Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d’une structure

Compléter et mettre en forme des écrits professionnels courants

Saisir, actualiser et contrôler des données liées à son activité

Gérer la disponibilité des équipements et suivre les consommables

Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation

 

2.    Accueillir et renseigner les interlocuteurs ; contribuer à la diffusion de l’information

Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l’accueil

Traiter les appels téléphoniques, prendre des messages, tenir à jour les agendas

Rechercher et transmettre des informations à partir d’une demande

Traiter le courrier entrant et sortant

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Le titulaire de ce BEP assure, au sein de tout type d'organisation, des activités administratives à caractères technique, organisationnel et relationnel essentiellement tournées vers : - le traitement de l'information et de documents : rédaction de messages et de courriers simples, saisie et mise en forme de courriers, notes..., renseignement de formulaires, production, contrôle et codification de documents, triatement du courrier entrant, préparation et suivi des envois...
- la logistique administrative : suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables, mise à jour et rangement de dossiers, enregistrement et sauvegarde des documents numériques, gestion du courrier électronique...
- l'accueil des clients ou des usagers : accueil de visiteurs, réception téléphonique de clients, information des membres de la structure...


Il respecte les consignes et les normes en vigueur et faire preuve de vigilance prolongée malgré des tâches pouvant être répétitives. Il fait preuve d'adaptabilité aux différents contextes .
Ses activités de communication exigent la connaissance du lexique métier de l'organisation, la maîtrise de l'orthographe et de la grammaire et un bon niveau d'expression orale. Il maîtrise suffisamment une langue étrangère pour assurer le premier accueil de clients ou usagers

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- Accueil et renseignement

- Conseil et orientation de publics différents

- Animation et suivi de groupes

- Gestion de tâches administratives simples

- Classement de dossiers et de documents

- Saisie de données pour réaliser un suivi d'activités

 - Mise en forme de documents pré-établis

- Identifier et présenter, le cas échéant, l'objet d'une demande

- Actualiser les informations mises à la disposition de la structure en réalisant une recherche documentaire, sur internet ou dans des lieux préalablement identifiés

- Répertorier et indexer des documents à classer

- Appliquer la réglementation pour archiver des dossiers et des documents relatifs aux activités de la structure

- Identifier les éléments nécessaires pour renseigner des formulaires administratifs ou spécifiques à la structure

- Renseigner de manière adaptée les éléments nécessaires pour constituer et suivre des dossiers administratifs en se conformant à la règlementation en vigueur

- Analyser ses actions et proposer des solutions correctives

- Utiliser les outils numériques de référence et les règles de sécurité informatique pour acquérir, traiter et produire de l'information ainsi que pour collaborer en interne et en externe

- Documenter un sujet en identifiant, en sélectionnant et en analysant diverses ressources avec un esprit critique

- Analyser et synthétiser des données en vue de leur exploitation

- Répondre à une demande en développant une argumentation avec un esprit critique

- Informer, conseiller, communiquer en se servant  aisément des différents registres d'expression de la langue française et en s'assurant de la compréhension des interlocuteurs

- Apporter des conseils appropriés au regard d'un sujet concernant l'activité de la structure

 

 

Le DAEU comprends également des parcours optionnels qui permettent d'acquérir des compétences complémentaires. Pour plus d'information, se reporter aux liens renvoyant sur les sites des différentes universités habilités/accréditées.

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