Activités visées

Participation à l’optimisation du fonctionnement interne de l’unité/service sur les plans administratif et organisationnel

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La contribution à l’élaboration, la mise en œuvre et l’amélioration des procédures fonctionnelles et administratives de l’unité/service.

La gestion de l’agenda de l’unité/service et l’organisation des réunions et déplacements des collaborateurs.

L’achat de biens et services nécessaires au fonctionnement et à l’activité de l’unité/service.

L’appui aux responsables de l’unité/service dans la mise en œuvre de projets, intégrant l’élaboration d’outils de pilotage, la collecte et l’exploitation d’informations.

La gestion et la formalisation de l’information physique et dématérialisée à usage interne ou externe.

Suivi administratif du personnel de l’unité/service et de leurs conditions de travail

La conduite d’une veille sur les évolutions en matière de droit social et droit du travail.

La réalisation et le suivi des documents et dossiers administratifs des salariés de l’unité/service.

Le suivi des conditions de travail des salariés en présentiel et à distance (télétravail).

La collecte, la mise à jour et le traitement des données administratives du personnel de l’unité/service dans le respect du RGPD.

L’organisation des instances représentatives du personnel de l’unité/service et la diffusion de l’information auprès des salariés

Préparation et suivi des éléments de gestion comptable et budgétaire de l’unité/service

L’émission, l’enregistrement et le suivi du règlement des factures clients et fournisseurs de l’unité/service. L’émission et enregistrement des factures clients de l’unité/service.

Le suivi de la trésorerie de de l’unité/service.

La réalisation de la déclaration de TVA de l’unité/service.

La collecte et la préparation des données élémentaires permettant l’analyse financière et la réalisation du budget prévisionnel de l’unité/service.

Participation au développement commercial de l’unité/service

L’accueil de la clientèle française et/ou internationale de l’unité/service sur les canaux physique, téléphonique et numérique.

La prospection sédentaire (téléphonique et numérique) de nouveaux clients pour l’unité/service.

La tenue et la mise à jour des données clients et prospects sur les outils numériques, à destination de l’équipe commerciale.

La participation à l’entretien de la relation avec les clients de l’unité/service et à leur fidélisation.

Le suivi et le reporting de l’activité commerciale de l’unité/service.

Compétences attestées

Organiser les procédures fonctionnelles et administratives de l’unité/service, en veillant à leur application dans le respect des consignes établies avec son(es) responsable(s) et tenant compte d’impératifs d’efficacité, de conformité et de responsabilité sociale et environnementale de l’organisation, afin de contribuer au bon ordonnancement de son activité.

Définir de potentielles améliorations des procédures fonctionnelles et administratives de l’unité/service, en repérant les processus perfectibles et les nécessités d’intégration des dimensions sociales et environnementales (développement durable, intégration et traitement des situations de handicap des salariés/clients…), afin de les proposer à son(es) responsable(s) et de mettre en place un fonctionnement optimal, durable et éthique.

Gérer l’agenda de l’unité/service, en hiérarchisant et priorisant les déplacements et rendez-vous des responsables et collaborateurs selon les contraintes et consignes dictées par la hiérarchie et en les planifiant dans un outil numérique dédié, afin de rationaliser et d’optimiser l’organisation du travail individuel et collectif.

Préparer les réunions internes/externes de l’unité/service, en collectant les éléments d’information préalables à leur mise en oeuvre et à diffuser et en identifiant les participants internes comme externes à mobiliser, afin d’assurer leur bonne tenue et la mise à disposition des éléments nécessaires à leur déroulement.

Organiser la mise en oeuvre des réunions internes/externes de l’unité/service, en s’assurant de la disponibilité et de la bonne information préalable des participants internes/externes et en veillant à la résolution des aspects techniques et logistiques, afin de garantir des conditions de déroulement satisfaisantes ou optimales de l’événement.

Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger du responsable d’unité/service (et éventuellement d’autres collaborateurs), en opérant le choix et les réservations des modalités de transport, d’hébergement et de restauration dans la limite de l’enveloppe budgétaire prévue, afin d’assurer le bon déroulement du voyage et du séjour et d’en garantir la commodité et la ponctualité.

Opérer les achats généraux, en préparant la sélection des fournisseurs et en gérant le budget imparti dans le respect des critères de qualité, de prix et de ceux en lien avec la politique RSE définis par son(es) responsable(s), afin de garantir la mise à disposition des biens et prestations nécessaires au fonctionnement courant et à l’activité de l’unité/service dans les meilleures conditions de qualité, prix et délais.

Elaborer ou participer à l’élaboration d’outils de pilotage de l’unité/service en collaboration avec son responsable, en construisant des tableaux de bord de suivi de l’activité dans un outil numérique commode d’utilisation et exploitable sur la base d’indicateurs significatifs et pertinents, afin de mettre à disposition de sa hiérarchie des instruments fiables et performants appuyant sa prise de décision sur les plans stratégique et opérationnel.

Conduire des recherches documentaires sur un périmètre délimité à la demande du responsable de l’unité/service, en identifiant les sources d’information fiables et pertinentes et en collectant les informations significatives au regard du besoin de son responsable, afin d’établir une synthèse exploitable à destination de sa hiérarchie.

Formaliser des documents professionnels à usage interne et de différents formats numériques, en utilisant les outils logiciel adéquats (traitement de texte et de l’image, tableur…) et en veillant à leur qualité formelle et de contenu, afin de diffuser l’information utile tout en contribuant à entretenir l’image de sérieux et de professionnalisme de la structure.

Suivre les évolutions règlementaires et législatives en lien avec le droit social et le droit du travail, en mettant en place une veille automatisée au moyen d’un outil numérique et en collectant l’information auprès des institutions compétentes, afin de repérer et d’anticiper toute modification ayant un impact sur la gestion du personnel et les conditions de travail.

Formaliser les documents d’embauche et de départ des salariés de l’unité/service, en s’assurant de l’exactitude des informations renseignées et de leur conformité au regard des obligations légales en vigueur, afin de garantir la légalité des conditions d’engagement et de départ et de permettre la transmission des documents exigés aux organismes sociaux.

Gérer les dossiers individuels des salariés de l’unité/service en relation avec la fonction RH de l’entreprise, en opérant leur création, leur modification et leur actualisation au regard des évolutions de situation des salariés, afin d’optimiser le suivi administratif et de garantir la mise à jour et le partage des informations les concernant.

Opérer le suivi des salariés, notamment de ceux en situation de handicap et particulièrement en contexte de télétravail, en appliquant le protocole fixé par son responsable de service ou sa direction, afin de vérifier le bien-être des salariés, de repérer précocement toute situation détresse et d’en rendre compte à sa hiérarchie pour anticipation ou traitement.

Administrer les données relatives aux événements et temps de travail des salariés de l’unité/service, en complétant et actualisant les informations les concernant (absence, congés, accidents…) au sein du SIRH ou de tableaux de bord numériques dédiés, afin de fournir les informations préparatoires au calcul de la rémunération, ainsi que les éléments d’analyse permettant l’évaluation de la performance RH.

Mettre en oeuvre les modalités garantissant le bon fonctionnement du CSE de l’entreprise, en préparant et en diffusant les dossiers et documents nécessaires à sa tenue et en organisant les élections du personnel, afin de contribuer au dialogue social dans le respect de la législation en vigueur.

Diffuser l’information sociale au sein de l’unité/service, en participant au choix des canaux de communication interne (intranet, journal interne, newsletter…) et en contribuant à la formalisation des outils mobilisés, afin de garantir la bonne information des salariés concernant les différentes décisions des instances représentatives.

Etablir les factures ou les ordres de facturation à destination des clients de l’unité/service, en veillant à l’exactitude des informations renseignées au regard du devis et du bon de commande validé par le client et en s’assurant de la présence et de la conformité des mentions obligatoires, afin de les transmettre et de permettre le règlement des produits/services de son entreprise.

Opérer le suivi des paiements des clients de l’unité/service, en contrôlant leur effectivité à partir d’échéanciers existants ou à créer, afin de garantir le respect des engagements contractuels des clients et, le cas échéant, de procéder aux relances des impayés.

Traiter les factures des fournisseurs de l’unité/service à réception, en contrôlant l’effectivité et la qualité de la fourniture du bien ou service sur la base de l’analyse des bons de livraisons et des conditions contractuelles fixées, afin d’en opérer la pré-imputation et le règlement ou la transmission au service comptabilité pour règlement.

Enregistrer les opérations comptables liées à l’activité de l’unité/service dans un logiciel informatique dédié, en opérant les vérifications permettant de garantir leur exactitude sur la base des pièces justificatives transmises et en veillant à l’application rigoureuse de normes et règles comptables, afin de permettre le suivi et la bonne tenue des comptes de l’entreprise.

Effectuer le rapprochement bancaire des comptes de l’unité/service, en réalisant le contrôle et la comparaison entre les opérations enregistrées en interne et celles apparaissant sur les relevés bancaires, afin de vérifier la concordance entre les deux comptes et, le cas échéant, d’identifier tout oubli ou erreur d’enregistrement.

Déclarer la TVA collectée par l’unité/service auprès des services fiscaux, en s’appuyant sur les informations du journal comptable et en veillant au respect des échéances prescrites, afin de garantir le respect des obligations de l’entreprise et d’éviter toute majoration.

Préparer à date fixe les données chiffrées permettant l’établissement des documents rendant compte de la situation financière de l’unité/service – bilan comptable et compte de résultat, afin de vérifier l’équilibre de son actif et de son passif et d’évaluer son bénéfice net ou ses pertes.

Contribuer à l’élaboration du budget prévisionnel de l’unité/service en collaboration avec son responsable, en identifiant et en produisant l’estimation de ses charges et dépenses, compte tenu de ses prévisions d’activités, afin d’anticiper et d’optimiser la gestion du prochain exercice.

Réaliser l’accueil commercial physique, téléphonique et numérique de son unité/service, en adaptant son comportement aux différents interlocuteurs et en répondant oralement ou par voie numérique à leurs demandes d’information ou d’orientation en français et/ou en langue étrangère, afin de réaliser l’interface avec les différents services de la structure.

Prospecter de nouveaux clients à distance, en ciblant les destinataires de ses actions au moyen d’une base de données informatisées et mises à jour et en développant ou adaptant un argumentaire préétabli soit oralement (par voie téléphonique), soit par écrit (par voie numérique), afin d’éveiller l’intérêt des prospects en vue d’une prise de rendez-vous avec les commerciaux de sa structure.

Réaliser l’interface avec l’équipe commerciale de l’unité/service, en opérant le traitement des informations dématérialisées en lien avec l’activité de développement commercial dans le respect du RGPD (saisie des données clients et prospects dans les outils numériques dédiés de sa structure (ERP, CRM…) et en la diffusant auprès des collaborateurs concernés par voie orale, écrite ou digitale, afin d’assurer la qualité, la fiabilité et le partage de l’information en interne.

Rédiger des propositions commerciales, en s’appuyant sur les éléments transmis par les commerciaux et en veillant à l’exactitude des informations portées conformément à la règlementation et à la politique tarifaire de son entreprise, afin de concrétiser les ventes de produits/services négociés.

Assurer le suivi des clients de son unité/service, en traitant les situations complexes générées par les demandes et réclamations formulées après-vente et en entretenant une qualité de relation favorisant leur satisfaction, afin de contribuer à leur fidélisation.

Assurer le traitement des données de suivi de l’activité commerciale de l’unité/service, en renseignant les informations relatives aux ventes dans un outil numérique dédié selon les indicateurs pertinents définis en concertation avec son responsable, afin de permettre l’évaluation continue des actions de vente.

Produire le reporting de l’activité commerciale de l’unité/service à destination de son responsable, en restituant les résultats obtenus sous la forme de statistiques significatives et pertinentes, afin de lui permettre de constater les écarts avec les objectifs initiaux et de déterminer les actions correctives à mettre en oeuvre.

Secteurs d'activités

Tout secteur d'activités.

Type d'emplois accessibles

Agent administratif
Employé administratif
Assistant de manager
Assistant de manager bilingue
Attaché de direction
Secrétaire de direction
Secrétaire de direction bilingue
Assistant polyvalent
Secrétaire administrative
Secrétaire polyvalente
Assistant de gestion du personnel
Assistant formation
Assistant ressources humaines
Assistant administratif et commercial
Assistant administration des ventes
Assistant commercial

Nos candidats s'intéressent aussi à ces diplômes :

BAC PRO Gestion-Administration

Niveau Bac / BP / BT

Le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration a pour mission de prendre en charge les activités relevant de la gestion administrative au sein d'entreprises (PME-PMI, TPE, commerces...), de collectivités territoriales, d'administrations ou d'associations. La gestion administrative a une dimension à la fois transversale (elle existe dans tout processus dans tout type d'organisation) et spécifique (elle intègre les particularités des secteurs d'activités qui implique de la part du gestionnaire administratif une grande multivalence afin de prendre en charge, avec un niveau d'autonomie et de responsabilité variables, les activités suivantes :

- Gestion administrative des relations externes : le titulaire du diplôme assure de manière fiable la gestion administrative des relations avec les fournisseurs, prestataires et  sous-traitants dans le cadre du processus achats. Il veille au bon déroulement des des relations administratives avec les prospects, les clients, les usagers, les donneurs d'ordre dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands mais aussi de mise à disposition de biens et services non marchands. Par la prise en charge des activités de gestion administrative, il participe à la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers.

- Gestion administrative des relations avec le personnel : le titulaire du diplôme assure les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations avec les salariés. Il s'agit des opérations courantes de gestion du personnel (tenue des dossiers, gestion des absences et des congés, déplacements...), de gestion des opérations ponctuelles relatives aux mouvements de personnel (recrutement, intégration, suivi de carrière, formation), de suivi administratif financier (préparation de la paie, budgets...) et de gestion administrative des relations sociales internes et externes (instances représentatives, tableaux de bord sociaux, procédures de sécurité, actions sociales et culturelles...)

- Gestion administrative interne : le titulaire du diplôme inscrit son activité au coeur du système d'information de l'organisation. Il s'en approprie les règles et les procédures et participe à son évolution. Il est amené à produire et à traiter les informations qualitatives et quantitatives afin de les diffuser et à gérer les différents modes de travail (réunions, courrier, téléphone, messagerie, espaces collaboratifs) ainsi que les espaces de travail et les ressources (accueil des visiteurs, aménagements, maintenances, fournitures et consommables...). Il suit également les activités internes à travers la tenue et la synchronisation des agendas, la planification et le suivi des tâches.

- Gestion administrative des projets : le titulaire du diplôme est appelé à intervenir dans la gestion administrative de tout type de projet développé au sein de l'organisation. Il accompagne les projets sans, toutefois, se trouver impliqué directement dans leur mise en oeuvre. Il assure l'interface administrative entre les acteurs du projets et participe aux réunions. Il veille au suivi opérationnel du projet (descriptif, planning, mise à jour et transmission des informations, base documentaire, états budgétaires, suivi logistique...). Enfin, en tant qu'assistant administratif du projet, il participe au suivi et au contrôle opérationnel des flux dans le respect d'un budget et d'un échéancier. Il renseigne les indicateurs de gestion et produit les documents relatifs à l'évaluation.   

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TP Secrétaire assistant

Niveau Bac / BP / BT

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

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- Collecte, analyse et exploitation de l’information commerciale
- Vente conseil
- Suivi de la relation client
- Suivi de la qualité de services
- Fidélisation de la clientèle
- Développement de clientèle
- Élaboration et adaptation continue de l’offre de produits et de services
- Agencement de l’espace commercial
- Maintien d’un espace commercial attractif et fonctionnel
- Mise en valeur de l’offre de produits et de services
- Organisation de promotions et d’animations commerciales
- Conception et mise en place de la communication sur l’unité commerciale
- Conception et mise en oeuvre de la communication externe de l’unité commerciale
- Analyse et suivi de l’action commerciale
- Fixation des objectifs commerciaux
- Gestion des approvisionnements et suivi des achats
- Gestion des stocks
- Suivi des règlements
- Élaboration des budgets
- Gestion des risques liés à l’activité commerciale
- Participation aux décisions d’investissement
- Analyse des performances
- Mise en oeuvre du reporting
- Évaluation des besoins en personnel
- Répartition des tâches
- Réalisation de plannings
- Organisation du travail
- Recrutement et intégration
- Animation et valorisation de l’équipe
- Évaluation des performances
- Individuelles et collectives de l’équipe
- Individualisation de la formation des membres de l’équipe

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