Activités visées

Le diplôme DUGOS prépare au métier de « Gestionnaire d’organisation sportive ». Cette fonction s’exerce principalement au sein de petites et très petites entreprises - club, comité ou ligue sportifs, service des sports de collectivité territoriale…

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Le Gestionnaire d’organisation sportive est généralement en charge de concevoir ou d’aménager, dans le respect de la réglementation en vigueur, un cadre administratif pour son organisation, d’élaborer des projets et d’en assurer le bon fonctionnement.

Deux statuts sont pris en considération :

- Tout d’abord celui de salarié en charge de la gestion sportive (sans qu’il porte nécessairement le titre de directeur ou directeur administratif). Lorsque les effectifs de salariés le permettent, il peut y avoir plusieurs salariés assurant des tâches de gestion, dans une logique de division des fonctions managériales (marketing et commercialisation, administration du personnel, finances) sans toutefois exiger des compétences de spécialiste à la différence de ce que l’on va trouver dans les très grandes structures. Dans ce cas l’exercice du métier se fait sous la responsabilité des dirigeants (élus).

- Ensuite celui de dirigeant élu (bénévole) participant à la définition des choix stratégiques relatifs à la gestion de l’organisation sportive et à la mise en œuvre ou à l’accompagnement des procédures de gestion qui en sont la conséquence. La plupart des personnes diplômées du DUGOS appartiennent à la première catégorie.

Description des activités professionnelles

Le gestionnaire d’une organisation sportive :

- Organise la structure et les activités (sportives)

- Promeut et développe l’offre

- Participe au positionnement de l’organisation dans son environnement

- Gère les finances et les obligations fiscales

- Gère et organise le développement des ressources humaines

- Conçoit et met en œuvre la stratégie de développement de la structure

Compétences attestées

Organiser la structure et ses activités

1A Optimiser l’organisation administrative de la structure (cadre réglementaire et fonctionnel)

1.1 Organiser et optimiser l’administration interne de la structure 1B Optimiser les relations institutionnelles avec les autorités de tutelle (administration en charge des sports, collectivités territoriales, fédérations sportives) et avec les partenaires privés locaux

1.2 Assurer les relations institutionnelles avec les autorités de tutelle et les partenaires locaux 1C Utiliser les principaux outils bureautiques pour réaliser, valoriser et faciliter la gestion du club (fichier adhérents, mailing, planning des activités, traitement et présentation de données journal interne, dossier de presse).

1.3 Assurer l’organisation de l’activité physique et sportive : réservation de salles, créneaux horaires, matériels…

1.4 Coordonner l’activité des enseignants d’activités physiques et sportives (planning)

1.5 Gérer l’accueil et les inscriptions des pratiquants

Promouvoir et développer l’offre de la structure

2A Analyser les produits actuels de l’organisation en utilisant l’outil du mix-marketing et proposer des évolutions de l’offre de l’organisation.

2.1 Concevoir et coordonner l’ensemble de la politique d’offre et de promotion de l’offre de la structure2B Élaborer une stratégie de recherche de partenaires et la mettre en œuvre

2.2 Promouvoir la structure auprès des acteurs socio-économiques (pratiquants, pratiquants potentiels, collectivités territoriales…) ; rechercher et développer des partenariats (montage de dossiers, rédaction et suivi des conventions de partenariat/sponsoring) 2C Définir les démarches et outils marketing (évènements sportifs) à mobiliser pour promouvoir votre organisation sportive.

2.3 Concevoir et mettre en œuvre des événements d’animation/promotion organisés par la structure (compétitions sportives, forums, salons…) 2D Créer et diffuser les supports de communication nécessaires à la promotion de votre organisation

2.4 Créer et diffuser des supports de communication (brochures, prospectus, lettre d’information…) 2E Gérer un projet en développement (analyse de la commande, rédaction d’un cahier des charges, organigramme, planification du travail, …) en l’appliquant à l’organisation d’un évènement sportif.

2.5 Élaborer et mettre en œuvre des projets (stages sportifs, nouvelles pratiques…) ; constituer et coordonner une équipe projet ; assurer la gestion budgétaire du projet

Gérer les finances de la structure

3A Construire des outils de prévision et de contrôle budgétaire

3.1 Coordonner la conception et superviser la mise en œuvre d’une politique budgétaire, financière et fiscale pour la structure 3B Mettre en place et réaliser un suivi des comptes et construire les documents de synthèse (bilan et compte de résultat).

3.2 Effectuer des opérations de trésorerie : enregistrer les écritures comptables (recettes/dépenses, suivi de la facturation 3C Analyser les documents de synthèse afin de proposer des axes d'amélioration.

3.3 Gérer la comptabilité générale de la structure


Gérer le développement des ressources humaines de la structure

4A Mobiliser les outils adaptés pour analyser la situation des ressources humaines d’un club sportif et pour développer ces ressources.

4.1 Concevoir et coordonner une politique de développement des ressources humaines de la structure (plan de formation…)4B Mettre en œuvre les principales composantes du management des ressources humaines dans un club sportif.

4.2 Manager une équipe composée de différents métiers (entraîneurs, préparateurs physiques, logisticiens, équipe médicale, agents…) ; intégrer et diriger les équipes techniques et pédagogiques ; évaluer le personnel ; identifier les besoins de recrutement.4C Mettre en place des procédures de formation des bénévoles et des salariés du club sportif

4.3 Concevoir et mettre en œuvre des formations destinées aux encadrants de la structure (organiser et animer des formations internes…)

4.4 Mener des actions de tutorat auprès des encadrants stagiaires

Définir et mettre en œuvre une stratégie de développement de la structure 5A Réaliser un diagnostic interne et externe de son club sportif

5.1 Assurer une veille réglementaire, technique, tactique, scientifique.5B Proposer un plan stratégique et un plan d’actions prioritaires pour son club sportif.

5.2 Participer à la définition de la politique de la structure : participer activement aux décisions relatives à la politique de la structure (orientations stratégiques, politique de tarification…) ; participer aux organes décisionnaires.

5.3 Coordonner la conception et la mise en œuvre d’un plan stratégique de développement pour la structure.

Concevoir un projet qui sert un des axes du développement de la structure et qui est pertinent avec l’employabilité de l’apprenant.

Identifier et délimiter une problématique utile aux parties (organisation sportive et apprenant)

Réaliser un diagnostic de la situation et analyser les données pertinentes

Apporter des recommandations (aide à la décision) en cohérence avec les objectifs et moyens de l’organisation sportive


Secteurs d'activités

   

Le secteur d’exercice relève très majoritairement de la classe 93.12 de la Nomenclature des Activités Françaises (N.A.F.) intitulée : « Activités de clubs de sports ». Les entreprises concernées sont pour la plupart des Très Petites Entreprises (TPE) employant moins de 6 salariés équivalents temps plein, pour l’essentiel des associations sans but lucratif même si l’on rencontre une minorité d’entreprises sous statut marchand. On estime le nombre d’entreprises ayant au moins un salarié en activité professionnelle principale à 16 000 (Mission d’Étude et d’Observation du Sport) dont une proportion conséquente exerce des activités de gestion/management (voir « Guide de la branche professionnelle sport 2011 »).   

Type d'emplois accessibles


Le Gestionnaire d’organisation sportive est placé sous l’autorité des dirigeants élus dont il prépare et met en œuvre les orientations. Il dispose généralement d’une grande autonomie dans son activité même s’il rend des comptes à ces dirigeants (plus particulièrement au Président) qui sont élus par l’Assemblée Générale des membres et lors des AG de la structure professionnelle. Il exerce son autorité sur les autres salariés (éducateurs sportifs, administratifs, communicants… ) dont il définit l’activité ainsi que sur les bénévoles qui encadrent les activités sportives ou logistiques.     

Nos candidats s'intéressent aussi à ces diplômes :

- Réalisation d'études de marché
- Elaboration et qualification de bases de données clients
- Gestion d'un portefeuille clients
- Mise en place de programmes de fidélisation
- Management d'une équipe commerciale
- Organisation d'évènements commerciaux (salons, foires, portes ouvertes...)
- Création de supports de communication
- Animation Web : réseaux sociaux, sites marchands...

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- Elaboration de la stratégie RH (ou participation à l’élaboration) et formalisation d'un schéma directeur RH ou d'une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (besoins quantitatifs et qualitatifs) en adéquation avec les évolutions stratégiques de l’organisation
- Mise en place ou gestion des procédures de recrutement ou des plans de sauvegarde de l’emploi
- Pilotage de la gestion opérationnelle des compétences : anticipation des besoins de l'entreprise en matière de compétences, développement des compétences par des actions de formations innovantes
- Gestion des carrières et des trajectoires professionnelles (promotion, mutation, formation)
- Supervision, conduite et contrôle de la gestion administrative du personnel (effectifs, mouvements de personnel, temps de travail, dossiers individuels, rémunérations et charges sociales). Animation des relations avec les organismes sociaux et administratifs
- Conseil ou assistance aux responsables hiérarchiques des services dans l'application de la gestion des ressources humaines et dans leurs relations avec les différentes instances représentatives du personnel
- Mise en place d'une veille des conditions générales de travail et d'application de la législation sociale
- Audit des pratiques de gestion des ressources humaines
- Développement d'une communication interne et un marketing RH, promotion d'une marque employeur
- Pilotage et suivi de l’implémentation des outils digitaux de GRH (SIRH)

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L’assistant manager loisirs hébergement restauration exerce tout ou partie des domaines d’activités suivants :

1. Gestion et administration de l’activité

En respectant la politique de l’établissement, ses objectifs, ses normes et sa charte qualité, il détermine l’organisation et les procédures à suivre afin d’optimiser les prestations à délivrer au sein de son unité. Il supervise la préparation et la mise en place des prestations, contrôle la conformité du matériel, des produits et matières, vérifie l’application des normes, standards et procédures liées aux dimensions de qualité, d’hygiène, de sécurité et d’environnement. En fin de service, il vérifie la remise en état des lieux. Sa présence sur le terrain lui permet d’analyser l’activité, de vérifier la qualité des prestations, d’identifier les adaptations à apporter.

Une partie de ses activités concerne les dimensions administratives et de gestion de son unité. Celles-ci peuvent porter sur la vérification de la caisse, la gestion des stocks, et la passation des commandes.

L’assistant manager peut avoir la responsabilité de l’ouverture et de la clôture de la caisse. Il enregistre le chiffre d’affaires, vérifie les encaissements, et renseigne les différents documents et tableaux de bords destinés au suivi de l’activité et à la tenue du compte d’exploitation.

L’analyse des données fournies lui permet d'évaluer régulièrement l'atteinte des objectifs en respectant les procédures et les contrôles internes appliqués dans l'établissement, et d’identifier les ajustements à apporter notamment dans l’amélioration du taux de remplissage ou l’optimisation du fonctionnement de son unité. Dans ce cadre, il peut proposer à sa direction, des ajustements en termes d'offres de service, de prestations ou de produits, ou il cherche à réduire les coûts des achats qu’il doit engager.

La gestion des stocks représente un enjeu financier qui contribue à optimiser la gestion de son unité. Selon l’échéancier propre à son secteur d’activité, l’assistant manager effectue l’inventaire des produits vendus, des matériels existants et de leur état. Il met à jour le cadencier afin d’éviter les ruptures ou les « sur stockages » et passe les commandes nécessaires. Dans certains cas, il peut, par délégation de la direction, négocier les prix avec les fournisseurs. Il fait le rapprochement entre facture et fiche livraison, vérifie les produits ou matières livrés, supervise les conditions de leur entreposage et s’assure du respect des règles d’hygiène et sécurité des denrées alimentaires.

Lorsqu’il fait appel à des prestataires externes, il contrôle les conditions et la réalisation des interventions en vérifiant leur conformité au regard du contrat passé.

Il effectue régulièrement le report des activités et des résultats auprès de sa direction, et définit en concertation avec elle, les actions correctrices à mettre en oeuvre.

Principales activités :

• Supervision de la mise en place et de la réalisation des prestations,

• Contrôle du respect des normes, standards et procédures,

• Analyse de l’activité et de l’atteinte des objectifs,

• Gestion des stocks et passation des commandes fournisseurs,

• Report de l’activité auprès de la direction et choix des actions correct.

2. Gestion de la relation client.

Ces dernières années, la demande et les attentes de la clientèle évoluent avec l’introduction des nouvelles technologies, la diversité et la multiplicité de l'offre, les facilités de voyages. Que le client soit de passage, en voyage d'affaire ou d’agrément, il s’attend à être considéré comme quelqu’un d’unique, dont les besoins doivent être comblés et les réponses personnalisées. La relation humaine reste au cœur du processus de la démarche qualité.

Garant de l’accueil et du suivi du client tout au long de son séjour au sein de l’établissement, depuis la prise d’information ou la réservation qui peuvent être effectués en ligne, jusqu’à l’accueil physique et le départ du client, l’assistant manager veille à tout mettre en oeuvre pour satisfaire et fidéliser la clientèle. Il peut éventuellement être missionné pour assurer une veille sur l’e-réputation de son établissement, en analysant les commentaires des clients.

Interlocuteur privilégié, il veille à leur information et à leur satisfaction en leur assurant un service correspondant aux standards définis, et vise constamment à améliorer la qualité des prestations offertes en respectant la charte qualité et la politique commerciale de l’établissement. Il gère les demandes spécifiques et les réclamations et s’efforce de développer une bonne connaissance de chaque client afin d'engager une relation personnalisée lui permettant de proposer avec réactivité et efficacité, des solutions adaptées.

En cas de conflit avec un client, il se positionne en tant que facilitateur et évalue la situation afin de déterminer les actions à mener pour résoudre le problème. Il négocie avec le client les modalités de résolution à mettre en oeuvre en s’assurant de respecter ses intérêts et ceux de son établissement, notamment au niveau de son image de marque.

Il collabore à l'élaboration et à la mise en oeuvre d'outils de suivi qualitatif et quantitatif, afin de mesurer le niveau de satisfaction des clients.

Principales activités :

• Accueil et information du client,

• Vérification de l’adéquation des prestations au regard des attentes et besoins du client,

• Gestion des demandes particulières et des réclamations,

• Résolution des situations à problèmes.

3. Animation d’équipe.

L'assistant manager loisirs hébergement restauration assure la responsabilité d’une équipe. Dans ce secteur où les conditions de travail peuvent être perçues comme difficiles et peu attractives du fait des horaires, de leur amplitude, et des pics et charges d’activités, le rôle de l’assistant manager est primordial dans sa fonction de coordination et d’animation d’équipe. Il veille à mettre un mode de management qui favorise l’implication et la motivation de chacun et doit traiter rapidement les situations de conflits ou de démotivation qu’il repère. Son approche contribue pour beaucoup à la stabilité de l’équipe, à la réduction du turnover, à la cohésion et aux performances de son équipe, éléments qui participent à la qualité des prestations proposées à la clientèle.

En début de service, il vérifie que tous les professionnels sont à leur poste, répartit les tâches à effectuer, transmet ses instructions, et vérifie la bonne application de celles-ci. Il organise le travail en fonction des prévisions d’activités et des événements inscrits dans le planning. En cas de défaillance d’un professionnel, il organise son remplacement. En cours de service, il s'assure que ses collaborateurs accomplissent les tâches dans le respect des procédures, contrôle la conformité des résultats et s’assure du bon comportement et de la tenue du personnel au regard des standards de l’établissement. Réactif, il identifie et gère en continu les difficultés pouvant affecter le service, afin de rechercher des solutions permettant de les surmonter.Proche de ses collaborateurs, il fait régulièrement le point avec eux, les soutient et les assiste face aux situations à problèmes qu’ils peuvent rencontrer et les aide à trouver des solutions qui respectent les intérêts de chacun. Il sait également se montrer ferme en cas de faute ou de manquement, notamment au niveau du comportement et des règles à respecter dans la relation aux autres, collègues ou clients.

Dans l’organisation du travail et la gestion des plannings, il veille au respect de la législation du travail, à une certaine équité dans la répartition des tâches, des rotations, et trouve un mode organisationnel qui favorise la collaboration et développe une certaine forme de solidarité. Lui-même n’hésite pas à venir en renfort afin de pallier l’absence d’un professionnel, ou au moment d’une forte surcharge d’activité.

Collaborant avec la direction au recrutement de collaborateurs permanents ou saisonniers, il est responsable de leur intégration au sein de l’équipe, et assure leur formation au poste de travail et à la mise en oeuvre des règles et procédures propres à l’établissement et à sa charte qualité.

Principales activités :

• Supervision de la mise en place et de la réalisation des prestations,

• Mise en place d’un mode de management favorisant l’implication et la cohésion,

• Gestion des situations conflictuelles,

• Appui des équipes dans la résolution des problèmes,

• Collaboration au recrutement, à l’intégration et la formation des collaborateurs,

4. Marketing opérationnel et communication.

Travaillant en collaboration avec les responsables des autres unités de l’établissement, l’assistant manager fait régulièrement le point sur les évolutions de l’activité, les retours clients, l’état des réservations et toutes demandes pouvant avoir des répercussions sur l’établissement. Ces bilans lui permettent d’identifier les adaptations à apporter à son organisation, et de définir un plan d’actions pour les prestations à mettre en oeuvre en collaboration avec les autres services, telles la réalisation de séminaires, réunions, ou réceptions. Ces activités événementielles participent à la prospection de la clientèle professionnelle.

Il collabore à la définition des actions de marketing opérationnel et des axes de communication à privilégier à son niveau de responsabilité. En tenant compte de son positionnement et de son champ d’action, il exerce une fonction de veille sur son secteur afin de suivre les évolutions du marché et les offres proposées par la concurrence. L’analyse des résultats des enquêtes de satisfaction menées auprès des clients lui permet d’identifier les besoins couverts ou non, de repérer les tendances en émergence et les nouvelles cibles potentielles.

Toutes ces données participent à la création de nouvelles offres commerciales. En collaboration avec sa direction, il définit les offres promotionnelles et leur canal de diffusion, en tenant compte de la clientèle visée et de la saisonnalité, et, en accord avec elle, il applique les offres tarifaires devant contribuer à améliorer le taux de remplissage de son unité.

Dans le cadre de la stratégie de développement et de valorisation de l'établissement, il travaille avec un réseau d'acteurs professionnels, comme les agences de voyage, les sites de réservation en ligne d’hôtels et de restaurants, ou les offices de tourisme. Ce réseau contribue à commercialiser son offre de services ou de produits. Il peut également participer à des manifestations professionnelles, tels des salons, des foires, ou tout autre événement lui permettant de promouvoir son établissement.

Il est également au fait des nouveaux modes de commercialisation et de vente comme les sites internet, les services en ligne, le e-marketing, le e-tourisme dont il maîtrise certains outils afin de favoriser la promotion des prestations proposées par l’établissement.

Principales activités :

• Coordination des activités avec les autres services,

• Exercice d’une fonction de veille du secteur et analyse des enquêtes satisfaction client,

• Participation à la création de nouvelles offres commerciales,

• Collaboration au développement de l’établissement dans le cadre de différentes actions de promotion.

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