Activités visées

En tenant compte des objectifs de rentabilité de l'entreprise, il coordonne et gère les opérations administratives, logistiques et commerciales à l'international. Dans le respect de la législation (droit des échanges commerciaux, normes applicables), il veille au bon déroulement du traitement et du suivi des commandes depuis l'élaboration de l'offre au client ou la consultation de fournisseurs jusqu'à la livraison et au paiement des prestations.

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A l'import, l'assistant import-export est l'interface avec les fournisseurs. Il réalise les consultations, participe à l'analyse des offres, passe les commandes, suit l'avancement de la production et l'expédition des marchandises jusqu'à leur dédouanement et leur livraison.

A l'export, l'assistant import-export participe à l'élaboration des offres commerciales et coordonne l'exécution des contrats depuis la commande jusqu'à la livraison et au paiement. Il assure la gestion des dossiers clients et les relations avec les réseaux de distribution. Pour garantir la bonne exécution des contrats de vente, il collabore étroitement avec les différents services opérationnels de l'entreprise (tels que : commercial, marketing, production, qualité, logistique, comptabilité, financier). Il s'assure de la mobilisation de tous les services de l'entreprise et des partenaires extérieurs (transporteurs, commissionnaires agréés en douane,) pour respecter les délais et la qualité du produit, garantir le règlement de la prestation vendue et la satisfaction du client.

En cas de litige, l'assistant import-export est l'interlocuteur administratif du client ou du fournisseur. Il joue un rôle déterminant dans le relais de l'information aux différentes parties impliquées et la résolution du litige.

En collaboration avec l'équipe commerciale, l'assistant import-export contribue à la promotion de l'image de l'entreprise et au développement de l'activité commerciale à l'international : organisation de manifestations commerciales, participation à la conception de supports de communication, actions de prospection et de fidélisation de la clientèle, vente de produits à distance pour la clientèle existante.

Pour permettre à l'entreprise de réagir aux évolutions de son environnement, il participe à la veille commerciale en réalisant un travail de collecte, d'analyse et de remontée d'informations concernant les marchés étrangers. Il recherche et détecte les opportunités d'achats et de ventes de biens ou de services à l'international. Pour faciliter la prise de décision stratégique, il  renseigne le système d'information de l'entreprise et élabore des tableaux de bord commerciaux.

Il peut également se voir confier des travaux de traduction (documentation technique ou commerciale), l'accueil des visiteurs étrangers ainsi que des missions annexes sur des thématiques spécifiques. De telles missions peuvent l'amener ponctuellement à travailler en équipe projet.

L'assistant import-export exerce son emploi de façon autonome en suivant la politique commerciale de l'entreprise à l'international, les procédures mises en place et en rendant compte de son activité à son supérieur hiérarchique. Il peut être directement rattaché au directeur ou responsable commercial export et/ ou import. Il peut également exercer son emploi sous la responsabilité d'un responsable administration des ventes, d'un responsable service clients ou d'un responsable logistique. Il travaille fréquemment en binôme avec un responsable de zone. Dans une petite structure, il reporte directement au dirigeant de l'entreprise.

Dans le cadre des échanges avec la clientèle, les fournisseurs et les partenaires de l'entreprise, l'assistant import-export communique principalement par courriel, téléphone, messagerie instantanée et visioconférence. Il utilise la langue anglaise au quotidien, à l'écrit comme à l'oral. Selon l'implantation et les zones géographiques d'intervention de l'entreprise, la connaissance d'une ou plusieurs autres langues étrangères peut représenter un atout. L'emploi nécessite la maîtrise, en français et en anglais, du vocabulaire technique propre au commerce international et des notions de géopolitique associée à l'internationalisation des échanges commerciaux.

Les horaires de travail de l'assistant import-export sont généralement réguliers, mais les contraintes liées à la distance imposent souvent la mise en place d'une organisation de travail qui tient compte des décalages horaires. Si il exerce généralement ses activités de façon sédentaire, l'assistant import-export peut être amené à se déplacer à l'étranger, particulièrement à l'occasion de manifestations commerciales. La « relation client » et l'approche interculturelle sont des dimensions essentielles de son métier.

Compétences attestées

  1. Assurer l'administration des ventes ou des achats à l'international, y compris en anglais
  • Elaborer une offre à l'international et en assurer le suivi
  • Traiter les commandes à l'international
  • Gérer la relation client ou fournisseur à l'international

2. Organiser, coordonner et suivre les opérations logistiques internationales, y compris en anglais

  • Choisir une solution logistique adaptée aux opérations internationales
  • Gérer la logistique de la chaîne d'expédition à l'international
  • Assurer le suivi des opérations de dédouanement
  • Traiter les litiges transport et logistique à l'international

3. Assurer l'assistanat commercial à l'international, y compris en anglais

  • Rechercher, analyser et synthétiser des informations pour assurer la veille commerciale à l'international
  • Prospecter et promouvoir l'image de l'entreprise à l'international
  • Contribuer à l'optimisation des achats et au développement des ventes à l'international
  • Elaborer et actualiser des tableaux de bord commerciaux

Secteurs d'activités

  • les entreprises industrielles et commerciales de toutes tailles (microentreprises, PME, ETI, grandes entreprises) ayant une relation commerciale à l'international, quel que soit le secteur d'activité

Type d'emplois accessibles

  • assistant import-export
  • assistant commerce international
  • assistant commercial import-export
  • assistant export
  • assistant administratif et commercial
  • assistant administration des ventes export
  • gestionnaire/ technicien administration des ventes export
  • adjoint au responsable administration des ventes
  • assistant service clients export
  • coordinateur commercial et administratif export
  • coordinateur service client export
  • adjoint au responsable export
  • assistant service après-vente export
  • assistant commercial et logistique export
  • assistant service logistique
  • gestionnaire logistique
  • assistant import
  • assistant achat
  • assistant négoce international

Nos candidats s'intéressent aussi à ces diplômes

BAC PRO Gestion-Administration

Niveau Bac / BP / BT

Le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration a pour mission de prendre en charge les activités relevant de la gestion administrative au sein d'entreprises (PME-PMI, TPE, commerces...), de collectivités territoriales, d'administrations ou d'associations. La gestion administrative a une dimension à la fois transversale (elle existe dans tout processus dans tout type d'organisation) et spécifique (elle intègre les particularités des secteurs d'activités qui implique de la part du gestionnaire administratif une grande multivalence afin de prendre en charge, avec un niveau d'autonomie et de responsabilité variables, les activités suivantes :

- Gestion administrative des relations externes : le titulaire du diplôme assure de manière fiable la gestion administrative des relations avec les fournisseurs, prestataires et  sous-traitants dans le cadre du processus achats. Il veille au bon déroulement des des relations administratives avec les prospects, les clients, les usagers, les donneurs d'ordre dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands mais aussi de mise à disposition de biens et services non marchands. Par la prise en charge des activités de gestion administrative, il participe à la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers.

- Gestion administrative des relations avec le personnel : le titulaire du diplôme assure les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations avec les salariés. Il s'agit des opérations courantes de gestion du personnel (tenue des dossiers, gestion des absences et des congés, déplacements...), de gestion des opérations ponctuelles relatives aux mouvements de personnel (recrutement, intégration, suivi de carrière, formation), de suivi administratif financier (préparation de la paie, budgets...) et de gestion administrative des relations sociales internes et externes (instances représentatives, tableaux de bord sociaux, procédures de sécurité, actions sociales et culturelles...)

- Gestion administrative interne : le titulaire du diplôme inscrit son activité au coeur du système d'information de l'organisation. Il s'en approprie les règles et les procédures et participe à son évolution. Il est amené à produire et à traiter les informations qualitatives et quantitatives afin de les diffuser et à gérer les différents modes de travail (réunions, courrier, téléphone, messagerie, espaces collaboratifs) ainsi que les espaces de travail et les ressources (accueil des visiteurs, aménagements, maintenances, fournitures et consommables...). Il suit également les activités internes à travers la tenue et la synchronisation des agendas, la planification et le suivi des tâches.

- Gestion administrative des projets : le titulaire du diplôme est appelé à intervenir dans la gestion administrative de tout type de projet développé au sein de l'organisation. Il accompagne les projets sans, toutefois, se trouver impliqué directement dans leur mise en oeuvre. Il assure l'interface administrative entre les acteurs du projets et participe aux réunions. Il veille au suivi opérationnel du projet (descriptif, planning, mise à jour et transmission des informations, base documentaire, états budgétaires, suivi logistique...). Enfin, en tant qu'assistant administratif du projet, il participe au suivi et au contrôle opérationnel des flux dans le respect d'un budget et d'un échéancier. Il renseigne les indicateurs de gestion et produit les documents relatifs à l'évaluation.   

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Diplôme Assistant de direction(s)

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

L’exercice du métier d’assistant(e) de direction(s) se caractérise par une ouverture très large à tout type d’environnement professionnel. Ainsi, il contribue directement  à l’organisation des activités de la structure quels que soient sa taille et son secteur d’activité. La structure peut être une  TPE, PME, PMI, un groupe, une association, un établissement public.Il exerce sa fonction sous la responsabilité  d’un dirigeant  ou d’un manager direct et peut assurer l’interface avec l’ensemble des services mais également avec des interlocuteurs extérieurs à la structure. Selon la taille de celle-ci, il peut lui être demandé un niveau d’autonomie conséquent, avec une prise d’initiative en corrélation avec ses missions, voire à coordonner l’activité d’une équipe.
Le métier se caractérise par une très grande polyvalence des activités susceptibles de lui être confiées. Son périmètre se définit à partir d’un socle d’activités commun à l’ensemble des fonctions exercées : l’organisation administrative et la gestion des flux d’information, auxquelles viennent s’ajouter, selon les besoins de la structure, des activités spécifiques.  Celles-ci peuvent être commerciales et/ou comptables, à ces activités peuvent s’ajouter à la marge la gestion administrative du personnel.
L’assistant(e) de direction(s)exerce les domaines d’activités suivants :
     1-Organisation de l’activité administrative du service
La gestion documentaire, la transmission des informations relative aux activités de l’entreprise, ’organisation des réunions, l’organisation des déplacements
     2-Production des documents professionnels
L’utilisation des principaux logiciels de bureautique, l’application des règles d’usage de présentation, la rédaction de documents
     3- Participation au développement commercial
L’accueil physique ou téléphonique en français et/ou en langue étrangère, la prospection téléphonique, l’interface avec l’équipe commerciale, l’élaboration des devis, le suivi des statistiques commerciales
     4-Participation au suivi administratif du personnel
L’élaboration des documents administratifs d’embauche et de départ, la collecte et mise à jour des données administratives du personnel, la réalisation et suivi de tableaux des temps de présence, l’organisation administrative et suivi logistique des instances représentatives du personnel
     5-Participation au suivi administratif de la gestion de l’entité
L’émission et enregistrement des factures clients, la réception, contrôle et enregistrement des factures fournisseurs, la relance des impayés, le suivi de la trésorerie de la structure, l’établissement de la déclaration de TVA.

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- Collecte, analyse et exploitation de l’information commerciale
- Vente conseil
- Suivi de la relation client
- Suivi de la qualité de services
- Fidélisation de la clientèle
- Développement de clientèle
- Élaboration et adaptation continue de l’offre de produits et de services
- Agencement de l’espace commercial
- Maintien d’un espace commercial attractif et fonctionnel
- Mise en valeur de l’offre de produits et de services
- Organisation de promotions et d’animations commerciales
- Conception et mise en place de la communication sur l’unité commerciale
- Conception et mise en oeuvre de la communication externe de l’unité commerciale
- Analyse et suivi de l’action commerciale
- Fixation des objectifs commerciaux
- Gestion des approvisionnements et suivi des achats
- Gestion des stocks
- Suivi des règlements
- Élaboration des budgets
- Gestion des risques liés à l’activité commerciale
- Participation aux décisions d’investissement
- Analyse des performances
- Mise en oeuvre du reporting
- Évaluation des besoins en personnel
- Répartition des tâches
- Réalisation de plannings
- Organisation du travail
- Recrutement et intégration
- Animation et valorisation de l’équipe
- Évaluation des performances
- Individuelles et collectives de l’équipe
- Individualisation de la formation des membres de l’équipe

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