Activités visées

Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes :

Commencer en douceur ma VAE

Prenez quelques minutes pour créer tranquillement votre compte, renseigner votre profil et remplir votre candidature à votre rythme. Rassurez-vous, quoique vous fassiez sur notre site, rien n'est engageant car la décision finale, vous la prendrez avec le certificateur. A vous de jouer pour un diplôme !

- Gestion des agendas

- Participation à l'organisation des activités

- Enregistrement et traitement de données

- Exploitation des flux d'informations

- Management de l'information

- Entretien d'un réseau de contacts

- Accueil et orientation des interlocuteurs

- Information des interlocuteurs

Compétences attestées

Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat

- Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) ;

- Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda ;

- Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités ;

- Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ;

- Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;

- Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés ;

- Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;

- Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes…) ;

- Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs ;

- Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision ;

- Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;

- Archiver les documents de façon partagée. 

Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat

- Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion) 

 - Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle 

 - Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé 

 - Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde  

Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat

- Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine ;

- Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication ;

- Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande

- Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée

- Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes

- Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse

- Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;

- Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.  

Secteurs d'activités

Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l’étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et tout type d’entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.

Type d'emplois accessibles

Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d’administration, assistant de direction.

Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.

Nos candidats s'intéressent aussi à ces diplômes :

BAC PRO Gestion-Administration

Niveau Bac / BP / BT

Le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration a pour mission de prendre en charge les activités relevant de la gestion administrative au sein d'entreprises (PME-PMI, TPE, commerces...), de collectivités territoriales, d'administrations ou d'associations. La gestion administrative a une dimension à la fois transversale (elle existe dans tout processus dans tout type d'organisation) et spécifique (elle intègre les particularités des secteurs d'activités qui implique de la part du gestionnaire administratif une grande multivalence afin de prendre en charge, avec un niveau d'autonomie et de responsabilité variables, les activités suivantes :

- Gestion administrative des relations externes : le titulaire du diplôme assure de manière fiable la gestion administrative des relations avec les fournisseurs, prestataires et  sous-traitants dans le cadre du processus achats. Il veille au bon déroulement des des relations administratives avec les prospects, les clients, les usagers, les donneurs d'ordre dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands mais aussi de mise à disposition de biens et services non marchands. Par la prise en charge des activités de gestion administrative, il participe à la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers.

- Gestion administrative des relations avec le personnel : le titulaire du diplôme assure les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations avec les salariés. Il s'agit des opérations courantes de gestion du personnel (tenue des dossiers, gestion des absences et des congés, déplacements...), de gestion des opérations ponctuelles relatives aux mouvements de personnel (recrutement, intégration, suivi de carrière, formation), de suivi administratif financier (préparation de la paie, budgets...) et de gestion administrative des relations sociales internes et externes (instances représentatives, tableaux de bord sociaux, procédures de sécurité, actions sociales et culturelles...)

- Gestion administrative interne : le titulaire du diplôme inscrit son activité au coeur du système d'information de l'organisation. Il s'en approprie les règles et les procédures et participe à son évolution. Il est amené à produire et à traiter les informations qualitatives et quantitatives afin de les diffuser et à gérer les différents modes de travail (réunions, courrier, téléphone, messagerie, espaces collaboratifs) ainsi que les espaces de travail et les ressources (accueil des visiteurs, aménagements, maintenances, fournitures et consommables...). Il suit également les activités internes à travers la tenue et la synchronisation des agendas, la planification et le suivi des tâches.

- Gestion administrative des projets : le titulaire du diplôme est appelé à intervenir dans la gestion administrative de tout type de projet développé au sein de l'organisation. Il accompagne les projets sans, toutefois, se trouver impliqué directement dans leur mise en oeuvre. Il assure l'interface administrative entre les acteurs du projets et participe aux réunions. Il veille au suivi opérationnel du projet (descriptif, planning, mise à jour et transmission des informations, base documentaire, états budgétaires, suivi logistique...). Enfin, en tant qu'assistant administratif du projet, il participe au suivi et au contrôle opérationnel des flux dans le respect d'un budget et d'un échéancier. Il renseigne les indicateurs de gestion et produit les documents relatifs à l'évaluation.   

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Diplôme Assistant de direction(s)

Niveau Bac +2 / DUT / BTS

L’exercice du métier d’assistant(e) de direction(s) se caractérise par une ouverture très large à tout type d’environnement professionnel. Ainsi, il contribue directement  à l’organisation des activités de la structure quels que soient sa taille et son secteur d’activité. La structure peut être une  TPE, PME, PMI, un groupe, une association, un établissement public.Il exerce sa fonction sous la responsabilité  d’un dirigeant  ou d’un manager direct et peut assurer l’interface avec l’ensemble des services mais également avec des interlocuteurs extérieurs à la structure. Selon la taille de celle-ci, il peut lui être demandé un niveau d’autonomie conséquent, avec une prise d’initiative en corrélation avec ses missions, voire à coordonner l’activité d’une équipe.
Le métier se caractérise par une très grande polyvalence des activités susceptibles de lui être confiées. Son périmètre se définit à partir d’un socle d’activités commun à l’ensemble des fonctions exercées : l’organisation administrative et la gestion des flux d’information, auxquelles viennent s’ajouter, selon les besoins de la structure, des activités spécifiques.  Celles-ci peuvent être commerciales et/ou comptables, à ces activités peuvent s’ajouter à la marge la gestion administrative du personnel.
L’assistant(e) de direction(s)exerce les domaines d’activités suivants :
     1-Organisation de l’activité administrative du service
La gestion documentaire, la transmission des informations relative aux activités de l’entreprise, ’organisation des réunions, l’organisation des déplacements
     2-Production des documents professionnels
L’utilisation des principaux logiciels de bureautique, l’application des règles d’usage de présentation, la rédaction de documents
     3- Participation au développement commercial
L’accueil physique ou téléphonique en français et/ou en langue étrangère, la prospection téléphonique, l’interface avec l’équipe commerciale, l’élaboration des devis, le suivi des statistiques commerciales
     4-Participation au suivi administratif du personnel
L’élaboration des documents administratifs d’embauche et de départ, la collecte et mise à jour des données administratives du personnel, la réalisation et suivi de tableaux des temps de présence, l’organisation administrative et suivi logistique des instances représentatives du personnel
     5-Participation au suivi administratif de la gestion de l’entité
L’émission et enregistrement des factures clients, la réception, contrôle et enregistrement des factures fournisseurs, la relance des impayés, le suivi de la trésorerie de la structure, l’établissement de la déclaration de TVA.

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TP Secrétaire assistant

Niveau Bac / BP / BT

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

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